Procesanalyser
Procesanalyser anvendes ud fra forskellige situationer og behov:
- Når man ønsker at vurdere om et produktionsforløb kunne forløbe mere problemfrit og med færre ressourcer - eller om det kunne sikre en højere kvalitet
- Når man ønsker at vurdere et rationaliseringspotentiale
- Når man overvejer ændringer i organisationen
- Når man generelt på ledelsesplan har en fornemmelse af et behov for at en proces kan ’strammes op’.
Nedenstående grafiske eksempel er hentet fra en konkret procesanalyse indenfor medieproduktion, hvor produktionsprocessen involverede flere mennesker og afdelinger, og hvor der ofte blev spildt tid på grund af uklarhed m.h.t. ansvar i de forskellige dele af processen kombineret med ’hovsa-løsninger’ fordi der ikke blev udøvet tilstrækkelig kontrol ved overgangen fra ét procesforløb til det næste.
Fra case:
Udgangssituationen
Processen var i organisationen beskrevet som en uproblematisk ’kædereaktion’ hvor hvert enkelt procesled blot skulle følge efter det andet - reelt uden overordnet styring eller ledelse.
Analyse
Procesforløbet blev analyseret og opdelt i logiske organisatoriske procesmoduler, og overgangene fra det ene modul til det næste blev undersøgt.
Anbefalinger til en forbedret produktionsproces
For at effektivisere det samlede processeforløb og forøge kvaliteten blev det anbefalet at omlægge flere procesdele således at ansvaret for færdiggørelse af de enkelte procesmoduler blev synliggjort, ligesom der blev anbefalet en organisatorisk omlægning, således at det samlede procesforløb kunne afkortes og kvalitetsovervågningen forøges.
Procesanalyse og procesforbedringsforslag hviler i første omgang på en synliggørelse af hele procesforløbet, som i sig selv medfører større procesbevidsthed hos de involverede.
Dernæst er opgaven at vurdere muligheden for bedre og mere ’organisk’ organisering af de forskellige proceselementer, som afhænger af den konkrete organisation og processens sammenhæng med andre arbejdsopgaver.
Procesoptimering er derfor en ’dynamisk disciplin’ - fordi de fleste arbejdsprocesser og produktionsprocesser indgår i et samspil med en række andre funktioner og processer i en organisation. Så målet er at opnå det bedst mulige - hvad enten man fokuserer på kvalitet, effektivitet eller produktivitet. |
